Purchasing no Brasil

Se você gerencia seu negócio há muito tempo, pode ter implementado alguns processos manuais que funcionam bem. No entanto, só porque algo funciona bem não significa que não possa ser feito melhor. Os sistemas de compras são destinados a melhorar substancialmente seus processos de negócios e aumentar seu desempenho. Vamos ver como.

O que é um sistema de compras?

Os sistemas de compras são uma solução que ajuda a gerenciar o aprovisionamento, a produção e a distribuição no ciclo completo de compras. Para isso, oferece uma visão global e particular dos gastos por pessoa e por departamento.

Com este software especializado para o processo de compras, você poderá controlar todas as tarefas da atividade comercial. Desde o momento do pedido, até os pagamentos, a faturação e o controle do estoque.

Para realizar esta tarefa, ele se concentrará em três módulos fundamentais:

• Aprovisionamento
• Produção
• Distribuição

Benefícios de implementar um software especializado para o processo de compras

Maior visibilidade e controle dos gastos

Com um sistema de compras, você pode revisar ponto a ponto o desempenho de todas as investimentos que você realizou. Além disso, você pode acompanhar o processo de ordens de compra, as transações, autorizações e cumprimentos em tempo real.

Evitar pedidos duplicados

O principal problema de realizar as tarefas de gestão de compras manualmente é o erro humano. Com um software especializado no processo de compra, você pode verificar se há ordens de compra repetidas para cancelá-las a tempo. Dessa forma, você não incorrerá em despesas desnecessárias, nem desperdiçará tempo gerenciando uma devolução.

Realizar auditorias de compra

A automação proporcionada pelos programas de compras permite que você tenha liberdade para revisar e organizar as informações conforme seus critérios. Assim, você conseguirá um controle interno rigoroso tanto do que ocorre dentro da empresa, no setor de estoque, quanto do que ocorre fora, com os fornecedores.

Redução de custos

Os softwares especializados para processos de compra permitem ter todas as informações centralizadas em uma única plataforma. Caso seja baseada na nuvem, você pode acessar de qualquer dispositivo. Assim, você não incorrerá em despesas extras de hardware ou materiais para a impressão de faturas ou recibos.

Acesso ilimitado e multidispositivo

Com um programa de compras, você poderá acessar as informações de qualquer dispositivo que tenha uma conexão de internet estável. Isso colaborará com a comunicação entre os departamentos e a otimização dos processos internos.

Funções de um sistema de compras

O software para gestão de compras deve ter as seguintes funções para ser eficaz:

Previsão exata da demanda

Os sistemas de compras utilizam uma análise dos dados históricos de vendas para realizar uma projeção exata da demanda dos clientes nos processos de aquisições.

Você pode completar esses resultados adicionando informações em posse das equipes de gestão.

Projeção dos níveis de estoque

Tanto os excedentes quanto os faltantes são perigosos e representam uma ameaça de custo associado extra. É necessário conseguir um nível eficiente de determinado artigo no estoque para que seja funcional aos processos da empresa.

E essa é uma das funções dos sistemas de compras. Eles mostram o nível de estoque com base em cálculos sobre o nível atual, fornecimento entrante e demanda prevista. Assim, não haverá acúmulo de capital desnecessário.

Planejamento de pedidos

Com essa característica, o programa de compras gera automaticamente um pedido perfeito baseado nos padrões anteriores. Essa função garante que todos mantenham um nível específico de estoque e utilizem o investimento em estoque da melhor maneira.

Previsão de novos produtos

Tem produtos novos ou substitutos de descontinuados que não têm um histórico suficientemente amplo para gerar projeções? Não há problema. Os softwares de compras estabelecem coeficientes sazonais para obter uma previsão confiável para os itens novos.

Gestão de ordens de compra

Administra a criação, manutenção e acompanhamento de ordens ao longo da cadeia de suprimentos.

Processamento de faturas

Automatiza a criação, processamento e pagamento de faturas, assegurando a conformidade do plano de compras com os contratos estabelecidos.

Gestão de solicitações

Permite criar, processar e autorizar solicitações de compra, aumentando a eficiência na aquisição de bens e serviços necessários.

Gestão de gastos

Controla os gastos de compra para otimizar o orçamento de compras e garantir a correta alocação de recursos financeiros.

Gestão de fornecedores

Melhora o desempenho dos fornecedores por meio de uma gestão eficaz das relações, incluindo a avaliação e acompanhamento do desempenho. Negociações com fornecedores também são facilitadas, garantindo uma boa relação e melhores condições de compra.

Gestão de abastecimento

Facilita a negociação com fornecedores para obter os melhores preços e condições, essencial na gestão de compras.

Como implementar um software para gestão de compras?

Chegamos ao ponto mais importante, como saber qual sistema de compras escolher?

Como veremos, o primeiro passo será descobrir onde você está situado. Vamos começar!

1. Analise suas necessidades de acordo com as características da sua empresa

Você precisa de mobilidade? Precisa de um programa fácil de usar? Precisa de algo específico para o seu setor?

Antes de escolher seu sistema de gestão de compras, você deve analisar o que precisa e qual objetivo deseja alcançar com ele. Isso permitirá analisar se você deseja um produto baseado na nuvem que permita mobilidade ou algo local se você não tiver essa necessidade, por exemplo.

2. Verifique se o programa é escalável

Sua empresa está em expansão? Certifique-se de que seu programa de compras seja adequado para responder a essa necessidade.

Caso contrário, você se verá envolvido em despesas extras para comprar e adaptar um novo produto à sua empresa.

3. Descubra se a curva de aprendizado é íngreme

Você tem uma equipe de TI para resolver os problemas de instalação local ou guiá-lo no uso do software especializado para o processo de compras? Se não, considere seriamente encontrar um produto que tenha uma interface simples e funções intuitivas.

Caso contrário, você terá que dedicar muito tempo e dinheiro ao treinamento e implementação do produto.

4. Verifique se pode ser integrado com ferramentas de contabilidade

Ao selecionar um sistema de compras, é fundamental considerar sua capacidade de integração com ferramentas de contabilidade.

A integração eficaz com o software de gestão contábil facilita a coerência nos registros, o que é vital para o acompanhamento preciso do orçamento de compras e da gestão de gastos. Também permite automatizar o fluxo de dados financeiros, reduzindo erros manuais e economizando tempo.

Quanto custa um sistema de compras para empresas?

Os fornecedores de software para gestão de compras preferem realizar uma consultoria primeiro para avaliar as necessidades da empresa e oferecer um orçamento adequado. No entanto, é esperado que os clientes queiram ter um parâmetro de preço para planejar.

Por isso, preparamos uma média. Estima-se que os sistemas de compras têm um preço mínimo de 20 dólares por mês nos planos mais econômicos.

Tendências em sistemas de compras

As tendências em sistemas de compras estão evoluindo rapidamente para incorporar tecnologias avançadas que melhoram a eficiência e a tomada de decisões.

Destacam-se dois desenvolvimentos principais:

Ferramentas de inteligência empresarial (BI)

Integradas em sistemas de gestão de compras, essas ferramentas utilizam inteligência artificial (IA) para analisar gastos e oferecer relatórios detalhados sobre métricas chave como economias e tempos de ciclo. Operando baseadas na nuvem, permitem decisões de compra em tempo real e facilitam a criação de painéis interativos, além de fornecer recomendações inteligentes que guiam o processo de compra desde o abastecimento até o pagamento.

Chatbots integrados para compras guiadas e solicitações de autosserviço

Essa funcionalidade está sendo adotada pelos principais fornecedores de software para compras e abastecimento. Os chatbots melhoram a interação usuário-sistema por meio de interfaces conversacionais, gerenciando tarefas como a busca de contratos e a verificação do estado das ordens de compra.

Esses assistentes virtuais também facilitam o suporte na gestão de fornecedores e a resolução de consultas, melhorando o serviço e a autonomia do setor de compras.

Conclusão

Antes de escolher um sistema de compras, lembre-se de considerar as necessidades e objetivos da sua empresa. Trata-se de uma ferramenta poderosa para otimizar e agilizar os processos internos ou externos. Mas, se não se adequar corretamente à sua organização, você nunca verá os resultados esperados.

Implementar um sistema de compras é essencial para garantir a eficiência do processo de compras e a entrega qualidade do produto. Uma boa gestão de compras não apenas garante que todos os bens e serviços necessários sejam adquiridos de maneira eficaz, mas também melhora as negociações com fornecedores, assegurando a boa relação e a eficiência do processo de compras. Portanto, entender as responsabilidades da gestão de compras é um processo crucial para o sucesso da empresa.